Comment créer des adresses emails professionnelles ?

Comment créer des adresses emails professionnelles ?

C’est décidé, vous allez créer une startup ou une entreprise, mais est ce que vous savez ce qui vous attend ? Au-delà du volet administratif et légal, l’entrepreneur qui veut rassembler toutes les chances de réussir, doit également bien préparer le lancement de son activité. L’utilisation d’adresses mail professionnelle donne plus de crédibilité et de sérieux et est indispensable pour le volet communication digitale.

Une adresse de courrier électronique aussi appelée adresse courriel, e-mail, email ou mail est une chaîne de caractère qui permet d’émettre et recevoir un courrier sous forme informatique. A l’écrit, on le représente par le mot clé Mél comme Tél pour le téléphone.

L’adresse électronique est constituée d’un identifiant et de l’adresse du serveur, séparés par le caractère @. L’adresse du serveur est généralement un nom de domaine, un sous nom de domaine ou une adresse IP (plutôt rare).

Comment choisir ses noms d’utilisateurs ?

Le choix du nom de l’utilisateur est important dans la configuration d’une adresse mail professionnelle. Dans le cadre d’une création d’entreprise, il faut y penser car le changement d’adresse électronique est à éviter tant que possible. Le nom de l’utilisateur devant être unique, il s’agit d’établir des règles permettant de le définir en se basant sur des données spécifiques de l’utilisateur.

Il est recommandé de garder une certaine cohérence en définissant très tôt ces règles afin qu’elles s’appliquent à tous les utilisateurs. L’uniformisation des adresses emails permet de diminuer le risque de fautes de saisies.

Les longues adresses emails sont plus difficiles à retenir et peuvent entraîner des maladresses. Si vous trouvez que le nom de votre domaine n’est pas facile à retenir, il serait préférable d’opter pour un format d’adresse mail qui raccourci le nom de l’utilisateur.

Pour un usage professionnel, on pourra utiliser les noms et prénoms des utilisateurs. Les chiffres sont à éviter tant que possible. Lorsque le nom de l’utilisateur est constitué de plusieurs mots, on peut employer plusieurs stratégies seules ou en les combinant :

  • Ordre des mots : NomPrénom, PrénomNom

Exemple : jeandupont@domaine.com, dupontjean@domaine.com,

  • Séparateurs :

o   Point (.) : jean.dupont@domaine.com

o   Tiret (-): jean-dupont@domaine.com

o   Caractère de soulignement ou familièrement « tiret du 8 » (_) : jean_dupont@domaine.com

Ce dernier est à éviter si possible pour deux raisons :  il se confond facilement au tiret et devient moins visible lorsque l’adresse mail est soulignée. Par exemple : jean_dupont@domaine.com et jean_dupont@domaine.com

  • Initiales soit du nom, du prénom

o   jd@domaine.com ou dj@domaine.com

o   jdupont@domaine.com

o   djean@domaine.com

  • Couper le nom ou le prénom

o   jeandup@domaine.com

o   dujean@domaine.com

o   duponjean@domaine.com

  • Combiner les initiaux avec les séparateurs

o   j.dupont@domaine.com

o   djean@domaine.com

o   j-dupont@domaine.com

Comment choisir ses adresses emails génériques professionnelles?

Il est indispensable d’avoir des adresses génériques permettant de contacter des services ou des fonctions de l’entreprise : contact, commerce, infos, ventes, support, administration, recrutement, noreply, RH, secrétariat, direction, etc.

Les noms d’utilisateurs de ces adresses mails doivent être utilisés de façon explicite. Par exemple, l’adresse support@domaine.com doit être utilisée pour l’assistance technique, ou pour apporter une aide et contact@domaine.com comme adresse de contact général. Par ailleurs, l’adresse infos@domaine.com permettant d’envoyer des informations aux clients, ne devrait pas être confondue à celle de contact@domaine.com.

De nos jours, la communication se fait de plus en plus sous forme numérique et le courriel électronique est le moyen le plus utilisé. Son utilisation doit donc se faire de façon professionnelle afin de donner une bonne image de la société.  

Vous voulez utiliser des adresses mails professionnelles, et vous ne savez pas par où commencer, veuillez contacter Dorilus Digital . Nous pouvons vous accompagner dans la mise en place de votre système de messagerie, ou vous fournir des conseils pour la gestion de vos courriels.

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